บทที่4

สร้างรายงาน PivotTable หรือ PivotChart

เมื่อต้องการสร้างรายงาน PivotTable หรือ PivotChart คุณต้องเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูล และใส่ตำแหน่งที่ตั้งของรายงาน

1. เลือกเซลล์ในช่วงของเซลล์ หรือวางจุดแทรกภายในตาราง Microsoft Office Excel

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าช่วงของเซลล์มีส่วนหัวของคอลัมน์

2. เลือกชนิดของรายงานที่จะสร้างโดยทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
• เมื่อต้องการสร้างรายงาน PivotTable บนแท็บ แทรก ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก PivotTable แล้วคลิก PivotTable

Excel จะแสดงกล่องโต้ตอบ สร้าง PivotTable

• เมื่อต้องการสร้างรายงาน PivotTable และ PivotChart บนแท็บ แทรก ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก PivotTable แล้วคลิก PivotChart

Excel จะแสดงกล่องโต้ตอบ สร้าง PivotTable พร้อมด้วย PivotChart

3. เลือกแหล่งข้อมูลโดยการทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

เลือกข้อมูลที่คุณต้องการวิเคราะห์

1. คลิก เลือกตารางหรือช่วง
2. พิมพ์ช่วงของเซลล์หรือการอ้างอิงชื่อตาราง เช่น =QuarterlyProfits ในกล่อง ตาราง/ช่วง

ถ้าคุณเลือกเซลล์ในช่วงของเซลล์ หรือถ้าจุดแทรกอยู่ในตารางก่อนที่คุณจะเริ่มตัวช่วยสร้าง Excel จะแสดงช่วงของเซลล์หรือการอ้างอิงชื่อตารางในกล่อง ตาราง/ช่วง

หรืออีกวิธีหนึ่ง เมื่อต้องการเลือกช่วงของเซลล์หรือตาราง ให้คลิก ยุบกล่องโต้ตอบ เพื่อซ่อนกล่องโต้ตอบชั่วคราว เลือกช่วงในแผ่นงาน แล้วกด ขยายกล่องโต้ตอบ

 เคล็ดลับ   พิจารณาเลือกใช้ชื่อตารางแทนช่วงของเซลล์ เพราะแถวที่เพิ่มลงในตารางจะรวมอยู่ในรายงาน PivotTable โดยอัตโนมัติในขณะที่คุณฟื้นฟูข้อมูล

 หมายเหตุ   ถ้าช่วงอยู่ในแผ่นงานอื่นในสมุดงานเดียวกัน หรืออยู่ในสมุดงานอื่น ให้พิมพ์ชื่อสมุดงานและแผ่นงานโดยใช้ไวยากรณ์ต่อไปนี้ ([workbookname]sheetname!range)

การใช้ข้อมูลภายนอก

1. คลิก ใช้แหล่งข้อมูลภายนอก
2. คลิก เลือกการเชื่อมต่อ

Excel จะแสดงกล่องโต้ตอบ การเชื่อมต่อที่มีอยู่

3. ในกล่องรายการแบบหล่นลง แสดง ที่ด้านบนของกล่องโต้ตอบ ให้เลือกประเภทของการเชื่อมต่อที่คุณต้องการเลือกการเชื่อมต่อ หรือเลือก การเชื่อมต่อที่มีอยู่ทั้งหมด (ซึ่งเป็นค่าเริ่มต้น)
4. เลือกการเชื่อมต่อจากกล่องรายการ เลือกการเชื่อมต่อ แล้วคลิก เปิด

 หมายเหตุ   ถ้าคุณเลือกการเชื่อมต่อจากประเภท การเชื่อมต่อในสมุดงานนี้ คุณจะกำลังใช้การเชื่อมต่อที่มีอยู่ใหม่ หรือใช้การเชื่อมต่อที่มีอยู่ร่วมกัน ถ้าคุณเลือกการเชื่อมต่อจากประเภท แฟ้มการเชื่อมต่อในเครือข่าย หรือ แฟ้มการเชื่อมต่อในคอมพิวเตอร์เครื่องนี้ Excel จะคัดลอกแฟ้มการเชื่อมต่อลงในสมุดงานเป็นการเชื่อมต่อสมุดงานใหม่ แล้วใช้แฟ้มนั้นเป็นการเชื่อมต่อใหม่สำหรับรายงาน PivotTable

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ จัดการการเชื่อมต่อกับข้อมูลในสมุดงาน

1. ระบุตำแหน่งที่ตั้งโดยเลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

• เมื่อต้องการวางรายงาน PivotTable ลงในแผ่นงานใหม่โดยเริ่มที่เซลล์ A1 ให้คลิก แผ่นงานใหม่
• เมื่อต้องการวางรายงาน PivotTable ในแผ่นงานที่มีอยู่ ให้เลือก แผ่นงานที่มีอยู่ จากนั้นระบุเซลล์แรกในช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการวางรายงาน PivotTable

อีกทางเลือกหนึ่ง ให้คลิก ยุบกล่องโต้ตอบ เพื่อซ่อนกล่องโต้ตอบชั่วคราว เลือกเซลล์เริ่มต้นบนแผ่นงาน แล้วกด ขยายกล่องโต้ตอบ

2. คลิก ตกลง

Excel จะเพิ่มรายงาน PivotTable ว่างลงในตำแหน่งที่ระบุ และแสดงรายการเขตข้อมูล PivotTable เพื่อให้คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูล สร้างเค้าโครง และเลือกกำหนดรายงาน PivotTable เองได้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู การสร้างและเปลี่ยนเค้าโครงของเขตข้อมูลในรายงาน PivotTable

ถ้าคุณสร้างรายงาน PivotChart โปรแกรม Excel จะสร้างรายงาน PivotTable ที่สัมพันธ์กัน (รายงาน PivotTable ที่สัมพันธ์กัน: รายงาน PivotTable ที่ให้ข้อมูลต้นฉบับกับรายงาน PivotChart ซึ่งจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อคุณสร้างรายงาน PivotChart ใหม่ เมื่อคุณเปลี่ยนแปลงเค้าโครงของรายงานใดรายงานหนึ่ง อีกรายงานหนึ่งจะเปลี่ยนแปลงด้วยเช่นกัน)ขึ้นโดยตรงภายใต้รายงาน PivotChart รายงาน PivotChart และรายงาน PivotTable ที่ประกอบกัน ต้องอยู่ในสมุดงานเดียวกันเสมอ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ ภาพรวมของแผนภูมิ ชนิดแผนภูมิที่พร้อมใช้งาน และ สร้างแผนภูมิ

1. ให้ตัดสินใจว่าคุณต้องการเขตข้อมูลจากการคำนวณ (เขตข้อมูลจากการคำนวณ: เขตข้อมูลในรายงาน PivotTable หรือรายงาน PivotChart ที่ใช้สูตรที่คุณสร้าง เขตข้อมูลจากการคำนวณสามารถทำการคำนวณได้โดยใช้เนื้อหาของเขตข้อมูลอื่นในรายงาน PivotTable หรือรายงาน PivotChart)หรือรายการจากการคำนวณ (รายการจากการคำนวณ: รายการภายในเขตข้อมูล PivotTable หรือเขตข้อมูล PivotChart ที่ใช้สูตรที่คุณสร้าง รายการจากการคำนวณสามารถทำการคำนวณได้โดยใช้เนื้อหาของรายการอื่นภายในเขตข้อมูลเดียวกันของรายงาน PivotTable หรือรายงาน PivotChart)ภายในเขตข้อมูล ให้ใช้เขตข้อมูลจากการคำนวณเมื่อคุณต้องการจะใช้ข้อมูลจากเขตข้อมูลอื่นในสูตรของคุณ ให้ใช้รายการจากการคำนวณเมื่อคุณต้องการให้สูตรของคุณใช้ข้อมูลจากรายการ (รายการ: ประเภทย่อยของเขตข้อมูลในรายงาน PivotTable และรายงาน PivotChart ตัวอย่างเช่น เขตข้อมูล "เดือน" สามารถมีรายการต่างๆ เช่น "มกราคม" "กุมภาพันธ์" เป็นต้น)ใดรายการหนึ่งหรือมากกว่าที่ระบุภายในเขตข้อมูล
2. ปฏิบัติตามขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งต่อไปนี้เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุดในรายงาน PivotChart (รายงาน PivotChart: แผนภูมิที่จัดให้มีการวิเคราะห์ข้อมูลแบบที่มีความสามารถในการโต้ตอบได้เช่นเดียวกับรายงาน PivotTable ซึ่งคุณสามารถเปลี่ยนมุมมองของข้อมูล ดูรายละเอียดในระดับต่างๆ หรือจัดระเบียบใหม่ให้กับเค้าโครงของแผนภูมิได้ด้วยการลากเขตข้อมูลและด้วยการแสดงหรือซ่อนรายการในเขตข้อมูล) งานในรายงาน PivotTable ที่สัมพันธ์กัน (รายงาน PivotTable ที่สัมพันธ์กัน: รายงาน PivotTable ที่ให้ข้อมูลต้นฉบับกับรายงาน PivotChart ซึ่งจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อคุณสร้างรายงาน PivotChart ใหม่ เมื่อคุณเปลี่ยนแปลงเค้าโครงของรายงานใดรายงานหนึ่ง อีกรายงานหนึ่งจะเปลี่ยนแปลงด้วยเช่นกัน)ที่คุณสามารถจะดูค่าของข้อมูลแต่ละตัวที่สูตรคำนวณ
   เพิ่มเขตข้อมูลจากการคำนวณ
   1. คลิกรายงาน
   2. บนแถบเครื่องมือ (แถบเครื่องมือ: แถบที่มีปุ่มและตัวเลือกต่างๆ ที่คุณสามารถใช้เพื่อกระทำคำสั่ง เมื่อต้องการแสดงแถบเครื่องมือ ให้คลิก กำหนดเอง บนเมนู เครื่องมือ แล้วคลิกแท็บ แถบเครื่องมือ) PivotTable ให้คลิก PivotTable หรือ PivotChart แล้วชี้ไปที่ สูตร จากนั้นคลิก เขตข้อมูลจากการคำนวณ
   3. ในกล่อง ชื่อ ให้พิมพ์ชื่อสำหรับเขตข้อมูล
   4. ในกล่อง สูตร ให้ป้อนสูตรสำหรับเขตข้อมูล เมื่อต้องการใช้ข้อมูลจากเขตข้อมูลอื่นในสูตร ให้คลิกเขตข้อมูลในกล่อง เขตข้อมูล แล้วคลิก แทรกเขตข้อมูล ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการคำนวณค่านายหน้า 15% ของแต่ละค่าในเขตข้อมูล Sales คุณสามารถป้อน = Sales * 15%
   5. คลิก เพิ่ม แล้วคลิก ตกลง
   เพิ่มรายการจากการคำนวณไปยังเขตข้อมูล
   1. ในกรณีที่รายการในเขตข้อมูลถูกจับกลุ่ม ให้คลิกขวาแต่ละกลุ่ม แล้วชี้ไปที่ จัดกลุ่มและเค้าร่าง บนเมนูทางลัด (เมนูทางลัด : เมนูที่แสดงชุดรายการของคำสั่งที่เกี่ยวข้องกับรายการเฉพาะ ในการแสดงเมนูทางลัด ให้คลิกขวาที่รายการนั้นหรือกด SHIFT+F10) แล้วคลิก ยกเลิกการจัดกลุ่ม
   2. คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการจะเพิ่มรายการจากการคำนวณ
   3. บนแถบเครื่องมือ (แถบเครื่องมือ: แถบที่มีปุ่มและตัวเลือกต่างๆ ที่คุณสามารถใช้เพื่อกระทำคำสั่ง เมื่อต้องการแสดงแถบเครื่องมือ ให้คลิก กำหนดเอง บนเมนู เครื่องมือ แล้วคลิกแท็บ แถบเครื่องมือ) PivotTable ให้คลิก PivotTable หรือ PivotChart แล้วชี้ไปที่ สูตร จากนั้นคลิก รายการจากการคำนวณ
   4. ในกล่อง ชื่อ ให้พิมพ์ชื่อของรายการจากการคำนวณ
   5. ในกล่อง สูตร ป้อนสูตรสำหรับรายการ เมื่อต้องการใช้ข้อมูลจากรายการในสูตร ให้คลิกรายการในรายการแสดง รายการ แล้วคลิก แทรกรายการ (รายการต้องมาจากเขตข้อมูลเดียวกันกับรายการจากการคำนวณ)
   6. คลิก เพิ่ม แล้วคลิก ตกลง
   7. ในกรณีที่คุณยกเลิกการจับกลุ่มในขั้นตอนที่ 1 ให้คุณจับกลุ่มถ้าคุณต้องการ
3. สำหรับรายการจากการคำนวณ คุณสามารถป้อนสูตรอื่นๆ เซลล์ต่อเซลล์
   วิธีการ
   ตัวอย่างเช่น ถ้ารายการจากการคำนวณที่มีชื่อว่า Strawberries มีสูตรเป็น =Oranges * .25 ต่อทุกเดือน คุณสามารถเปลี่ยนแปลงสูตรให้เป็น =Oranges *.5 สำหรับเดือนมิถุนายน เดือนกรกฎาคม และเดือนสิงหาคม
   1. คลิกเซลล์ที่คุณต้องการจะเปลี่ยนแปลงสูตร เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงสูตรสำหรับเซลล์หลายๆ เซลล์ ให้กดแป้น CTRL ค้างไว้และคลิกเซลล์เพิ่มเติม
   2. ในแถบสูตร (แถบสูตร: แถบที่อยู่ด้านบนสุดของหน้าต่าง Excel ที่คุณใช้ป้อนหรือแก้ไขค่าหรือสูตรที่อยู่ในเซลล์หรือในแผนภูมิ โดยแถบสูตรจะแสดงค่าคงที่หรือสูตรที่เก็บอยู่ในเซลล์ที่ใช้งานอยู่ด้วย) พิมพ์การเปลี่ยนแปลงสำหรับสูตร
4. ในกรณีที่คุณมีรายการจากการคำนวณหลายรายการหรือสูตรหลายสูตร ให้คุณจัดลำดับของการคำนวณ
   วิธีการ
   1. คลิกรายงาน
   2. บน แถบเครื่องมือ (แถบเครื่องมือ: แถบที่มีปุ่มและตัวเลือกต่างๆ ที่คุณสามารถใช้เพื่อกระทำคำสั่ง เมื่อต้องการแสดงแถบเครื่องมือ ให้คลิก กำหนดเอง บนเมนู เครื่องมือ แล้วคลิกแท็บ แถบเครื่องมือ) PivotTable คลิก PivotTable หรือ PivotChart แล้วชี้ที่ สูตร จากนั้นคลิก ลำดับการคำนวณ
   3. คลิกที่สูตรและหลังจากนั้นคลิก เลื่อนขึ้น หรือ เลื่อนลง
   4. ทำต่อไปจนกว่าสูตรเป็นลำดับการคำนวณที่คุณต้องการ

หมายเหตุ  เมื่อคุณจะเพิ่มสูตรไปยังรายงาน PivotChart หรือรายงาน PivotTable ที่สัมพันธ์กัน การจัดรูปแบบของแผนภูมิบางอย่างอาจจะสูญหาย

เคล็ดลับ

คุณสามารถแสดงรายการของสูตรทั้งหมดในรายงานของคุณ คลิกรายงาน แล้วคลิก PivotTable หรือ PivotChart บนแถบเครื่องมือ (แถบเครื่องมือ: แถบที่มีปุ่มและตัวเลือกต่างๆ ที่คุณสามารถใช้เพื่อกระทำคำสั่ง เมื่อต้องการแสดงแถบเครื่องมือ ให้คลิก กำหนดเอง บนเมนู เครื่องมือ แล้วคลิกแท็บ แถบเครื่องมือ) PivotTable ชี้ไปที่ สูตร แล้วคลิก ทำรายการสูตร